Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las
siguientes:
· Tabla
de contenido
· Introducción
· Instrucciones
para el uso del manual
· Cuerpo
del manual
· Flujogramas
· Glosario
de términos
· Conclusiones
· Recomendaciones
· Anexos
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se
encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.- Manuales de Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales de finazas
8.- Manuales del sistema
· Manual
de Organización
El
manual de procedimientos deberá contener:
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el
contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
Portada. Ésta continúa después de la carátula,
lleva el nombre del manual, de la
organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y
ordenada de los elementos constitutivos
del documento.
Presentación. Es
la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización
del
titular.
Es la versión detallada por escrito de la
organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su
estructura.
Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una
organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando
el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
Debe contener:
1.- Identificación
o Logotipo de la
organización.
o Nombre oficial de la
organización.
o Título y extensión
(general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a
que se refiere).
o Lugar y fecha de
elaboración.
o Número de revisión (en su
caso).
o Unidades responsables de
su elaboración, revisión y autorización.
o Clave de la forma: en
primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de
la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción
Sección en donde se explica qué es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo
vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización,
preferentemente del más alto nivel jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del
área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios
significativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal
Este apartado, contiene una lista de títulos de los
principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la
organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan
éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la
secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario
Oficial).
6.- Atribuciones
Transcripción textual y completa de las facultades
conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título
completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse
entre comillas).
7.- Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía.
Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la
representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de
las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es
conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los
niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
8.- Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura
orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la
integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
9.- Funciones
Especificación de las tareas inherentes a cada uno
de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura
orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.
Es conveniente que en la presentación de las
funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
o Que los títulos de las
unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
o Que sigan el orden
establecido en la estructura.
o Que la redacción se inicie
con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripción de Puestos
Reseña del contenido básico de los puestos que
componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:
o Identificación del Puesto
(nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
o Relaciones de autoridad,
donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así
como las relaciones de línea y asesoría.
o Funciones Generales y
Específicas.
o Responsabilidades o
deberes.
o Relaciones de comunicación
con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe
establecer externamente.
o Especificaciones del
puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
Estructura del Manual de Organización
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
o Identificación de la
Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
o Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
o Objetivos generales y
específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
CAPÍTULO III:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades
organizativas.
o Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la
asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
· Manual
de Políticas
Es la descripción detallada de los lineamientos a
ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles
intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
· Manual
de Normas y Procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la
empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales
deberá ajustarse los miembros de la misma.
Se detallan a continuación los elementos
constitutivos de un manual de estas características:
· Normas
de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los
procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de
los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
· Formularios: son
todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos
administrativos.
· Flujogramas: son
los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como
diagramas de procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su
calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
o Compilar en forma
adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización,
los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la
realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
o Uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
o Aumentar la eficiencia de
los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
o Ayudar a la coordinación
del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Identificación de la
Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Objetivos generales y
específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades
organizativas.
o Organigrama específico del
área del manual.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
o Objetivos del manual.
o Política de calidad de la
empresa.
CAPÍTULO II:
o Normas generales del
manual.
o Normas técnicas del
manual.
CAPÍTULO III:
o Objetivo del
procedimiento.
o Norma técnica del
procedimiento.
o Procedimiento
(Playscript).
o Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la
asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
· Manual
de Políticas, Normas y Procedimientos
Este manual comprende los lineamientos que sirven
de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información
referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones,
organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un
instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de
recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos,
las actividades y tareas diarias.
Estructura del Manual de Políticas, Normas Y
Procedimientos
Contenido:
o Introducción.
o Instructivo de Uso.
o Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
o Identificación de la
Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
o Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
o Objetivos generales y
específicos de la empresa.
o Misión.
o Visión.
o Valores.
SECCIÓN C:
o Organigrama general.
o Funciones de las unidades
organizativas.
o Organigrama específico del
área del manual.
o Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
o Objetivos del manual.
o Política de calidad de la
empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
o Objetivos del área.
o Política del área.
SECCIÓN B:
o Normas Generales.
CAPÍTULO III:
o Normas técnicas.
o Procedimientos.
o Flujogramas.
o Objetivos del
procedimiento.
o Normas del procedimiento.
o Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la
asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
· Manual
para Especialistas
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones
de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas
como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte
de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los
utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación,
es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir también de
elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.
6) Manual del Empleado
Su objetivo es lograr una rápida asimilación de
personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este
manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Se enuncian a continuación algunas informaciones
que un manual de estas características debe contener:
· Actividades
desarrolladas por la empresa.
· Breve
reseña histórica.
· Objetivos
generales que se persiguen.
· Derechos
y obligaciones de los empleados en general.
· Normas
de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
· Servicios
que la empresa presta a sus empleados.
7) Manual de Contenido Múltiple
Ya se ha visto que un manual puede contener
material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten
siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen
estar diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la
preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos
indispensables para asegurar su éxito:
· manifestación
clara de las normas generales de la empresa.
· Comprensión
total de la organización básica de la misma.
Es decir, de poco servirían las manifestaciones
detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas
básicas no son, claramente firmes y comprensibles.
8) Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero
exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos
que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la
comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración.
9) Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a
medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de
manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema,
arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes,
etc.
10) Manual de Calidad
El Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que
enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una
organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales
de una organización o con una parte seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del
sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con
la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para
desarrollar dichos manuales de calidad
ISO 9002
El ISO 9002
ISO son las siglas en inglés de la Organización
Internacional de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares
internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la industria, la
ciencia, la tecnología y la economía.
Las normas ISO 9000 son una serie de normas
para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su
importancia radica en que, cuando se adquiere un producto o servicio de una
empresa que está registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta
probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se
esperaba. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la
empresa, relativas a la calidad, por escrito.
El ISO 9002 es una de las diferentes formas de
estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento
de la calidad en producción, instalación y servicio.
El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los
manuales, ya que en el momento de establecer una norma o política en la
organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o
fines que esta preste, debemos poseer una documentación en base a los criterios
de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren
un beneficio a la organización.
.
CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Criterios Metodológicos para el Diagnóstico
de los Manuales de
Procedimientos Con el propósito de estandarizar y
unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que
presenten las diversas unidades administrativas de la organización.
Es necesario destacar los requisitos que debe
reunir la documentación que se genere en esta materia así como los datos
necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y
estudios de diagnóstico del procedimiento.
A través del establecimiento de estos
requerimientos mínimos de información, se estará en posibilidades de emitir
juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo
referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento que
incrementen su eficacia y eficiencia operativas.
Así pues, resulta indispensable establecer los
puntos que deberán contener los siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial
y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa,
los órganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la
realización de las funciones que se le han asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que
se dan en el ámbito de acción de la unidad de referencia o en los que participe
por la naturaleza de su competencia.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales
Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto
se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor
aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:
- De Organización
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
MANUAL DE ORGANIZACION:
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala
las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para
el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y
visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de
este contenido se sugiere:
- Historía y Descripción de la Empresa
- Misión, visión y objetivos de la empresa
- Legislación o base legal
- Estructura de la organización (organigrama General)
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general
(Organigrama por área)
- Normas y políticas generales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la
descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y
la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios
dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la
evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se decriban.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de
las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo,
por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas
que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos
representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descipción de cada una de las actividades que lo integran
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características
de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y
responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como
su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto
dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado
directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable
elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional
de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto
la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del Puesto de Trabajo
- Nombre
- Area de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos
lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
- RECOPILACION DE INFORMACION
- INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION
- ELABORACION DEL MANUAL
- APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
RECOPILACION DE INFORMACION:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a
quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos
aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares
del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la
información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras
que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser
recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones
objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable
utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada
una de ellas.
INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle
forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del
personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados,
su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la
información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar
que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda
etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información
recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a
los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensión.
ELABORACION DEL MANUAL:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la
metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos
claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y
de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una
tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del
mismo.
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para
el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se
haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los
Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la
organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez
ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las
mismas.